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When Is It Appropriate to Inquire About a Submission?（2025.05）
2025.05.02 Editor T. J.
It's natural to feel anxious while waiting for a journal decision. A common question is: When is it appropriate to follow up?
Initial Confirmation:
Most online submission systems send an automatic confirmation once your manuscript has been successfully submitted. If you receive that message, there's no need to email the journal to double-check. If you don’t receive anything, wait a couple of days and make sure to check your spam email folder in case it ended up there.
Consult Journal Guidelines:
Before reaching out, consult the journal's website—many provide an estimated review timeline. If your manuscript is undergoing peer review, it's best to wait at least 4 weeks before inquiring, unless a longer timeline is indicated. While it can be hard to wait, peer review takes time to arrange and collate the reports.
When to Follow Up:
If your manuscript's status on the online submission site hasn't changed for a while, or you've passed the expected review window, it's appropriate to send a polite email asking for an update. Keep it brief—include the manuscript title, ID number, submission date, and name of the corresponding author. There's no need to repeat your cover letter or explain your research again.
Sample Inquiry Email:
Dear [Handling Editor],
I am writing to inquire about the status of our manuscript submitted on [date], titled "[manuscript title]," submission ID [ID number], corresponding author: [name].
We trust that you have all the information you need and that the peer review process is progressing smoothly; if you have any update on when we might expect feedback, we will be pleased to hear from you.
Kind regards,
[Your Name]
Additional Tips:
- Avoid Frequent Inquiries: Sending multiple emails in a short period can be counterproductive. It's advisable to wait for a reasonable time before following up again.
- Check for Status Updates: Regularly monitor the submission system for any changes in status before deciding to send an inquiry.
- Be Patient: Review processes can vary in duration, especially for high-impact journals. Patience is essential, but respectful communication is always appreciated when needed.
Courteous and concise communication, even after a long wait, is always appreciated by editorial staff.
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投稿の進捗を確認する適切なタイミングはいつでしょうか？
投稿の審査結果を待つ間は、不安を感じることは自然なことです。よくある質問の一つは：いつフォローアップするのが適切ですか？
最初の確認：
ほとんどのオンライン投稿システムは、原稿が正常に投稿されると自動確認メールを送信します。そのメッセージを受け取った場合は、ジャーナルに確認のメールを送る必要はありません。何も受け取らなかった場合は、数日待ってから、スパムメールフォルダーを確認してください。
ジャーナルのガイドラインを確認する：
連絡を取る前に、ジャーナルのウェブサイトを確認してください。多くのジャーナルは推定審査スケジュールを提供しています。原稿がピアレビュー中である場合、特に長いスケジュールが示されていない限り、問い合わせる前に少なくとも4週間待つことが望ましいです。ピアレビューには報告の調整や集約に時間がかかるため、待つのは難しいかもしれませんが、ご理解ください。
フォローアップのタイミング：
オンライン投稿サイトの原稿ステータスがしばらく変更されていない場合、または予想される審査期間を過ぎた場合は、進捗状況を確認する丁寧なメールを送信してください。メールは簡潔にまとめ、原稿タイトル、ID番号、投稿日、対応著者名を明記してください。カバーレターの内容や研究内容を繰り返す必要はありません。
サンプル問い合わせメール：
［担当編集者］ 様，
［日付］に提出した原稿「［原稿タイトル］」（提出ID：［ID番号］、対応著者：［氏名］）の進捗状況についてお問い合わせ申し上げます。
ご必要な情報は全てお持ちだと存じ、査読プロセスが順調に進んでいるものと信じております。ご返答の予定がございましたら、お知らせいただければ幸いです。
敬具，
［氏名］
追加のヒント：
- 頻繁な問い合わせを避ける： 短期間に複数のメールを送信することは逆効果になる可能性があります。再度問い合わせる前に、適切な時間を待つことをおすすめします。
- ステータス更新を確認： 問い合わせを送信する前に、投稿システムでステータスの変更を定期的に確認してください。
- 忍耐強さを保つ： 審査プロセスは期間が異なる場合があります、特に影響力の高いジャーナルでは。忍耐強さは不可欠ですが、必要に応じて丁寧なコミュニケーションは常に歓迎されます。
長い待ち時間後も、丁寧で簡潔なコミュニケーションは編集スタッフから常に感謝されます。
