校閲者・コーディネーターの月替わりのコラム

2018.09.03 Editor: J.E.

Pleasing Peer Reviewers with the Perfect Rebuttal Letter

In my previous column, I discussed the importance of staying polite and calm when handling referee comments. In addition, I highlighted that there is no requirement to agree to every point the referee makes on your manuscript. Here, I outline exactly how to form a rebuttal letter.

  1. Thank the referees and editors for their time and insight, regardless as to whether they have been positive or not. Explain that their comments have helped you improve and enhance your manuscript and that you value their expert opinion.

    For example: “We would like to thank the three referees and the editor for their time spent evaluating our manuscript. All the comments and suggestions have helped us to enhance our scientific message and as a result, produce a stronger manuscript. We have addressed each point made by the referees in turn below.”

  2. Acknowledge each point made by the referees, whether they are major or minor issues. Copy all the referees’ comments into a new Word document and provide a dedicated answer underneath each point. If you are unable to address a suggestion or comment, you must explain why this is the case, rather than ignore it. Perhaps it is an experiment that is outside the scope of your current manuscript, or perhaps you have other supporting data that you feel already sufficiently address the question.

  3. Do not accuse the referee of being wrong. If you think that a reviewer has stated something that is incorrect, you should note in your letter that you think there has been a “misunderstanding” and then clearly explain where you think this misunderstanding has derived from.

    For example: “Thank you for your note regarding this point; however, we consider that there may have been a misunderstanding, likely from the way in which we presented this point in our original manuscript. We show that…..We hope that this now clarifies this issue.”

  4. Highlight the changes in your manuscript and provide the line numbers corresponding to these changes in the rebuttal letter. The referee does not have time to look for your changes in the manuscript. You can also insert new or amended figures into your rebuttal letter so that the referees and editor can see them alongside your written response.

  5. Put care and attention into the presentation of your letter. Make sure that the text is clear and accurate, using good English language and grammar. Enlist the help of an editor, such as those at NAI, to read your letter and check for any problems before you submit.

  6. Do not make any changes to the referee comments. It is tempting to tidy up the language and any typographical errors once you create your rebuttal letter document, but you must leave the referee comments in their original form.

  7. Do not repeat answers if the same question has been asked by more than one referee. Save yourself and your editor some time by simply referring the referee to your previous answer.

    For example: “Thank you for your valuable comment. This point was also raised by Referee number 2; therefore, please refer to our earlier response on page X, line XX where we address this issue in full.”

If you have been given the opportunity to respond to the peer reviewers in the form of a rebuttal letter, then you are a step closer to publication. At this stage, the editor is seriously considering the content of your study, but has identified that there is some room for improvement to maximise success for both you and the journal. Stay concise: the rebuttal letter is not an opportunity to put in all the details that you could not include in your original manuscript. Overall, the editor is looking for a clear and polite letter that addresses each point in turn.

完璧な反論の手紙で査読者を満足させること

前回のコラムでは、査読者のコメントに丁重かつ冷静に対処する重要性について説明しました。そして、原稿について査読者が指摘するあらゆる項目に対して同意する必要の無いことも強調しました。今回は、反論の手紙の具体的な書き方について説明します。

  1. 査読者とエディターに対して、彼らの(査読に割いた)時間と洞察に感謝する。原稿に対して好意的であるか否かに関わらず、コメントは原稿の改善に役立ったこと、そして査読者の専門家としての意見を尊重しているということを伝えましょう。

    例:“We would like to thank the three referees and the editor for their time spent evaluating our manuscript. All the comments and suggestions have helped us to enhance our scientific message and as a result, produce a stronger manuscript. We have addressed each point made by the referees in turn below.”

  2. 査読者に指摘されたひとつひとつの項目について回答する。重要であるか些細であるかに関わらず、査読者のコメントをすべてコピーした新しいWord文書を作成し、それぞれの項目の下に詳細な回答を記述しましょう。対処できない示唆やコメントに対しては、無視するのではなく、対処できない理由を説明しなければなりません。例えば、その様な実験は今回の原稿の範囲外であると説明する、またはその様な質問に既に十分に答えていると思われる他の参考資料を示す等の方法があります。

  3. 査読者が誤っているとして非難しない。査読者が何か不正解なことを述べていると感じる場合には、反論の手紙には「誤解」があるように思えると記し、その様な誤解を生じる原因になった可能性のある事柄が推測できれば、それを明瞭に説明するようにしましょう。

    例:“Thank you for your note regarding this point; however, we consider that there may have been a misunderstanding, likely from the way in which we presented this point in our original manuscript. We show that…..We hope that this now clarifies this issue.”

  4. 原稿内の変更点をハイライトで強調する。反論の手紙の中にこれらの変更点に対応する行番号を明示するとよいでしょう。査読者たちには原稿内の変更点をひとつひとつ探している時間はありません。査読者と編集者が回答と一緒に確認できるように、新たに作成または修正した図表を反論の手紙の中に挿入するのもよい方法です。

  5. 手紙の体裁に細心の注意を払う。良質な英語の文言と文法を使用して、文章を明瞭かつ正確なものにしてください。提出前にNAIなどの校閲の専門家による支援を受けて、問題がないかをチェックしてもらいましょう。

  6. 査読者のコメントに変更を加えない。反論の手紙を書き上げると、文言や誤字を修正したいという誘惑にかられるかもしれませんが、査読者のコメントは元のままに残しておくことが大切です。

  7. 複数の査読者により同一の質問が為された場合には回答を繰り返さない。単に既に記述した回答を参照するように記して、あなたとエディターの手間を省きましょう。

    例:“Thank you for your valuable comment. This point was also raised by Referee number 2; therefore, please refer to our earlier response on page X, line XX where we address this issue in full.”

反論の手紙としての形式でピアレビューアーに反論する機会を与えられたということは、発表に一歩近づいたということです。この段階では、エディターはあなたの研究の内容について真剣に検討し、あなたとジャーナルの双方の成功を最大にするために何らかの改善の余地があると判断しているのです。
最後に、簡潔であることを心がけましょう。反論の手紙は、元の原稿に収めきれなかった全ての詳細を詰め込む機会ではありません。概してエディターは、それぞれの項目が順番に対処された明瞭かつ丁重な手紙を期待しているからです。

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